Johtamisjärjestelmä kuvaa organisaation rakennetta sekä ohjaa viestintää ja toimintaa. Johtamisjärjestelmän kehittämisellä on suora yhteys asiakkaalle arvonluonnin kirkastamiseen. Johtamisjärjestelmä ei ole kopioitavissa yritykseltä toiselle: jokaisen organisaation on luotava oma johtamisjärjestelmänsä, joka perustuu organisaatiossa vallitsevaan kulttuuriin.
Suora kasvokkain kohtaaminen on vaikuttavin tapa olla yhteydessä toiseen henkilöön: kohtaaminen mahdollistaa keskustelukumppanin näkökulmien ja kokemuksen ymmärtämisen ja aistimisen. Hyvän vuorovaikutuksen askeleet voi laittaa seuraavaan järjestykseen: ymmärrä ensin ja tule sen jälkeen ymmärretyksi. Perheen kesken, ystävien piirissä tai pienessä organisaatiossa tämä on mahdollista toisin kuin isossa organisaatiossa – aika ei yksinkertaisesti riitä. Sen takia joudumme luottamaan muihin viestinnän keinoihin eli rakentamaan johtamisjärjestelmän (engl. management/leadership system), jonka tehtävä on luoda onnistumisen edellytykset.
Organisaatio luo itse oman johtamisjärjestelmänsä
Johtamisjärjestelmä voi tarkoittaa muun muassa organisaatiorakennetta ja sen puitteissa asetettavia tavoitteita. Käytännössä mitä tahansa asiakokonaisuuden hallintaa (management) voidaan kutsua järjestelmäksi. Tässä yhteydessä voisimme puhua laatujärjestelmistä, toimintajärjestelmistä ja toiminnanohjausjärjestelmistä. Vastaavasti voisimme puhua vaikkapa laatujohtamisesta, innovaatiojohtamisesta, strategisesta johtamisesta sekä ketterästä kehittämisestä ja johtamisesta.
Johtamisjärjestelmän tehtävä on luoda onnistumisen edellytykset.
Johtamiskirjallisuus on täynnä erinomaisia kuvauksia johtamisen teemoista ja konsepteista. Jokainen organisaatio luo kuitenkin itse oman järjestelmänsä, johon voi soveltaa oppeja muiden organisaatioiden lähestymistavoista (esim. Lean, Six Sigma ja Agile Management). Organisaation menestymisen lähde on osaaminen: jos osaamista puuttuu, mikään järjestelmä tai ohje ei auta.
Arvon ymmärtäminen on tärkeää johtamisen kannalta
Usein organisaatiossa keskustelu pyörii sisäänpäin kääntyneesti pelkästään tuotteiden ja palveluiden piirteiden ympärillä sen sijaan, että kaiken toiminnan muun muassa markkinoinnin ja myynnin piirissä pitäisi tuottaa arvoa asiakkaalle.
Pitkässä juoksussa ainoa mahdollisuus menestyä on luoda arvoa asiakkaalle.
Yllättävän harvassa organisaatiossa tiedetään, mikä sen toiminnassa luo arvoa asiakkaalle. Niin kauan kuin asiakkaalle arvon luontiin liittyvää ymmärrystä ei ole, sitä ei voi myöskään johtaa tehokkaalla systemaattisella tavalla. Pitkässä juoksussa ainoa mahdollisuus menestyä on luoda arvoa asiakkaalle.
Liiketoiminnan kuvaaminen prosessina auttaa ymmärtämään arvonluontia
Helpoin tapa ymmärtää arvonluontia on kuvata (liike)toimintaa prosesseina. Kuvaaminen alkaa asiakkaan prosessin eli toiminnan kuvaamisella. Jos organisaatiossa ei ymmärretä asiakkaan prosessia ja sitä, mikä luo arvoa asiakkaan prosessiin, organisaation oman (liike)toimintaprosessin kehittäminen on lähes toivotonta ja omien, itse luotujen sisäisten ongelmien selvittelyä.
Arvo syntyy asiakkaan prosessissa vasta, kun asiakas käyttää organisaation tuotteita ja palveluita tai muuten hyötyy organisaation toiminnasta. Pelkkä myynti ilman tuotteen tai palvelun käyttöä ei luo arvoa.
Kaikki merkittävät tulokset organisaatiossa ovat yhteistyön tuloksia
Lähes kaikki isot yritykset ovat organisoituneet funktioiden perusteella, kuten myynti, asiakaspalvelu, tuotanto ja tuotekehitys. Funktionaalinen rakenne helpottaa talouteen (mm. tuloihin ja kustannuksiin) liittyvien tavoitteiden asettamista, mutta usein vaikeuttaa yhteistyötä läpi organisaation.
Organisaation funktionaalisen rakenteen ongelmat ilmenevät usein tietokatkoksina: esimerkiksi myynti myy jotain, mitä ei pystytä toimittamaan tai tuotekehitys kehittää tuotteen, jonka valmistuskustannukset ylittävät asiakkaan kokeman arvon. Tällöin pahimmassa tapauksessa kilpailijat vievät markkinat. Ainoa pysyvä kilpailuetu on kyky parantaa, oppia ja innovoida nopeammin kuin kilpailijat. Erityinen johtamisen haaste kuuluukin: miten johdat asiakkaalle arvon luontiin keskittyvää parantamista?
Prosessit ovat tapa organisoida yhteistyötä ja arvonluontia
Me Innotiimissä näemme organisaation (liike)toimintaprosessit tapana organisoida tehokas ja sujuva yhteistyö arvonluontiin asiakkaalle. Prosessit tuovat johtajille uuden roolin, jota kutsutaan prosessinomistajaksi. Prosessinomistajan tehtävä on parantaa ja kehittää prosessia asiakkaalta asiakkaalle, joskus end-to-end (huomaa ero sanoituksessa).
Useimmissa organisaatioissa kuvataan prosesseja tietojärjestelmien kehittämisen tai toiminnan ja palveluiden kehittämisen yhteydessä. Harvemmin kohtaamme aitoja liiketoimintaprosessien kuvauksia, joilla organisoimme (liike)toiminnan sujuvaa tehokasta yhteistyötä ja arvonluontia. Tämän oivaltaminen ja mallintaminen on prosessijohtamisen tai prosessiajattelun ydin – ja ehkä helpoin tie kestävään huippumenestykseen.
Johtajat kohtaavat päivittäisessä työssään yhä monimutkaisempia haasteita, jotka liittyvät muun muassa digitalisaatioon, kilpailuun, kansainvälistymiseen, sähköisiin palveluihin ja uudistumiseen. Tarkastelemme tässä blogisarjassa erilaisia näkökulmia johtamiseen.
Lue blogisarjan ensimmäinen osa tavoitteellisen vuorovaikutuksen roolista päätöksenteossa ja kolmas osa ketterästä muutoksen johtamisesta.
Tarvitsetko apua prosessijohtamiseen? Luodaan teille malli, joka toimii.
