Mitä johdat, kun johdat työturvallisuutta? (osa 2)
Johdat turvallisuuskehittämistä – fokuksessa prosessit ja toimintamallit

Ihmiset ratkaisevat työturvallisuudessa onnistumisen. Mikä ratkaisee ihmisten onnistumisen ja systemaattisen kehittämisen? Ihmisten onnistumisen ratkaisee se, miten hyvät yhteiset sovitut toimintamallit ja prosessit on luotu ja miten hyvin niitä noudatetaan ja kehitetään.

Kun johdat turvallisuuskehittämistä, yksi tehtäväsi on saada ihmiset mukaan kehittämään ja määrittelemään tärkeimmät prosessit ja toimintamallit, joita toteuttamalla työturvallisuustilanne paranee. Sinun tehtäväsi on varmistaa, että tärkeimmät prosessit tulevat kehittämisen alle, niille annetaan riittävät resurssit ja ihmiset valtuutetaan toimimaan niiden mukaisesti. Vastaat siitä, että prosessien ja toimintamallien ympärillä käydään riittävän syvällinen dialogi ja että jokaisella on mahdollisuus tuoda osaamisensa niiden kehittämiseen. Sinä myös vastaat siitä, että prosessien ja toimintamallien mukainen tekeminen organisoidaan, seurataan onnistumista ja tehdään tarvittavia korjausliikkeitä.

Mitä eroa on prosessilla ja toimintamallilla?

Prosessi on toisiinsa liittyvien tapahtumien ja tehtävien muodostama kokonaisuus, jonka tarkoituksena on toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen. Prosessin kuvaamisessa käydään läpi prosessin asiakkaan prosessi, prosessin tärkeimmät askeleet, olennaiset syötteet ja keskeiset tuotteet sekä määritellään resurssit, osaaminen, syntyvä tieto ja sen tallentaminen. Prosesseihin liittyy oleellisena osana myös sen suorituskyvyn mittaaminen ja arviointi. Esimerkkeinä prosesseista riskiarvioinnin prosessi tai toimintaprosessi liittyen suuronnettomuuteen.

Toimintamalli on kuvattu tapa toimia tietyssä tilanteessa, se voi olla ohjeistus, suunnitelma tai kuvattu työskentelytapa ja käytäntö. Toimintamallin tarkoituksena on saada aikaan yhden- ja johdonmukaista sekä tehokasta tekemistä. Toimintamallit usein sisältyvät kuvattuihin prosesseihin, mutta voivat toki olla itsenäisiäkin. Toimintamalli sisältää usein vastaukset kysymyksiin: Kuka, mitä, miten, milloin ja miksi. Esimerkkeinä tapaturmatutkinnan toimintamalli tai turvavartin pitämisen toimintamalli.

Mitä prosesseja olisi syytä kuvata?

Tässä on esimerkkeinä muutamia prosesseja, joiden kuvaamista kannattaa harkita. Kaikenhan voi kuvata toimintamalleinakin, mutta toiminnan kuvaaminen prosessina kytkee yhteen tavoitteet, tekemiset, resurssit ja dokumentaation sekä tuotokset paremmin, kuin irralliset toiminatamallien kuvaukset. ISO 45001 on itsessään prosesseihin perustuva johtamisjärjestelmä, jonka sisältä löytyy useita prosessien kuvaamisen arvoisia asiakokonaisuuksia.

Riskienhallintaprosessi, työturvallisuusriskien arviointi ja siihen liittyvä riskien mitigointi tai riskejä poistavien toimenpiteiden toteuttaminen on jatkuvaa tekemistä ja kannattaa kuvata prosessina. Prosessiin yhdistetään myös prosessin vaikuttavuuden arviointi ja saadaan aikaan myös prosessin itsensä kehittämisen askeleet. Ylipäätään vaarojen tunnistamiseen, riskien hallintaan ja mahdollisuuksien hyödyntämiseen liittyvää toimintaa kannattaa jäsentää prosesseina.

Tapaturman tai katastrofin prosessi on yksi, joka kannattaa kuvata. Prosessikuvauksessa saadaan selkeä malli, miten tilanne hoidetaan ja tulee heti mietittyä myös eri sidosryhmät, jotka kytkeytyvät omaan toimintaan epätavallisen tilanteen sattuessa. Tiedotusvastuut, aikataulut, viranomaisyhteydet on tärkeää miettiä etukäteen, jotta kun tilanne on päällä, ei tarvitse enempää pohtia.

Jatkuvan parantamisen prosessikuvaus saa aikaan systemaattista toiminnan kehittämistä. Kun ensin mietitään kriteerejä (inputit) JAPA prosessin käynnistymiselle, mietitään ja kehitetään tarvittavat askeleet ja sovitaan keskeiset roolitukset prosessissa, saadaan aikaan koko yrityksen poikkeamien hallintaan ja jatkuvaan parantamiseen ohjaava prosessi, johon kytkeytyy koko organisaatio, myös johto.

Työturvallisuuden johtamisjärjestelmän suorituskyvyn arviointi ja kehittäminen saa potkua prosessiajattelun kautta. Yhtenä oleellisena osana on johdon katselmus, jota usein ajatellaan kerran vuodessa tapahtuvaksi palaveriksi. Kun johdon katselmusta tarkastellaan prosessien kautta, kytkeytyy mukaan vuoden mittaan tapahtuva järjestelmällinen arviointi, reagointi ja työturvallisuuden oikea johtaminen.

Mitä toimintamalleja olisi hyvä kehittää?

Työturvallisuuden johtamisjärjestelmä sisältää ison joukon tekemisiä, joissa toiminta kannattaa jäsentää huolella. Osa toimintamalleista on kuvattavien prosessien sisällä ja kannattaa huomioida myös tarkempana kuvauksena. Tässä muutama toimintamallin teema, joiden kehittämiseen kannattaa käyttää aikaa.

Tapaturmatutkinta: Tapaturmaan liittyvä toiminta kuvataan usein prosessina, jossa prosessin käynnistävänä inputtina on tapaturma tai läheltä piti tilanne, se sisältää viranomaisyhteydet ja tiedotusmenettelyt yrityksen sisällä ja ulkopuolella. Varsinaiseen analysointiin kannattaa kiinnittää erityinen huomio, ettei se jää prosessikuvaukseen vain tehtävänä, ”Työturvallisuuspäällikkö tekee tapaturmatutkinnan”, siitä kannattaa tehdä tarkempi toimintamallin kuvaus tai ottaa käyttöön jäsentynyt analyysimalli.

Tapaturmiin liittyvät raportit ovat usein luvattoman huonolla tasolla, ne päätyvät usein tapaturman kohteeseen liittyvään arviointiin tai korkeintaan välittömiin taustatekijöihin ja olosuhteisiin liittyviin asioihin. Hyvällä toimintamallin kuvauksella ja osaamisen kehittämisellä päästään paremmin kiinni oikeisiin juurisyihin, päästään kiinni ketjuuntumisen ilmiöihin ja tekijöihin, päästään kiinni myös ohjaaviin ja organisaatiotason tekijöihin.

Työsuojelun yhteistyö: Työturvallisuuden yhteistyömallin rakentaminen on myös asia, jota kannattaa jäsentää. Miten kytketään yhteen osastoilla tapahtuva työturvallisuuden kehittäminen, tehdas- ja koko yrityksen tasolla tapahtuva työturvallisuustyö. Mikä rooli on työturvallisuuspareilla, työsuojelueksperteillä, esimiehillä, safety-kympeillä, työsuojeluasiamiehillä, työsuojelupäälliköllä, työsuojeluvaltuutetuilla ja työsuojelutoimikunnalla? Miten varmistetaan henkilöstön osallistuminen työturvallisuuden kehittämiseen?

Johdon turvallisuuskierrokset: Johto käy usein työturvallisuuskierroksilla toimipisteissä ja tehtailla. Sen sijaan, että johto tekee turvallisuushavaintokierroksen, on yhä useammin kyse kierroksesta, jossa hän käy turvallisuuteen liittyviä keskusteluja henkilöstön kanssa heidän työpisteillään. Millainen toimintamalli teillä on turvallisuuskierrosten suhteen? Ketkä niitä käyvät, miksi niitä käydään, miten ne teemoitetaan, mitä niiden tuloksena syntyy, miten henkilöstö kokee kierrokset?

Turvavartti on yksi konkreettinen turvallisuuden johtamisjärjestelmään liittyvä tekeminen. Joissain ne suoritetaan hyvin tuloksin, usein valitettavasti ne jäävät pitämättä. Kyse on usein lähiesimiehen taidoista ja mitä suuremmassa määrin suunnitellusta toimintamallista. Jos esimiehillä ei ole yhteistä toteutusmallia, on toiminta sattuman varaista. Mitä esimiehet käsittelevät turvavarteissa? Miten asioita käsitellään? Miten porukka aktivoidaan ja saadaan ääneen? Miten turvavartit tukevat systemaattista turvallisuustyötä ja sen tavoitteita? Miten vartissa saadaan oikeasti asioita aikaan?

Miten edellä mainitut on otettu teillä työturvallisuuden kehittämisessä huomioon?

Tiedämme, että pystymme auttamaan teitä! Haluatteko?