Customer
Tikkurila Oyj
Consultants
Mikko Lehtonen
Kristiina Kiviharju
Tikkurilan Vantaan-toimipisteessä haluttiin yhdistää kaksi rinnakkaista kehitystoiminnan prosessia – perinteinen aloitetoiminta ja tehtaan käytössä ollut jatkuva parantaminen (JaPa) – yhdeksi, selkeäksi kokonaisuudeksi. Tavoitteena oli luoda yhteinen malli, joka kannustaa osallistumaan ja mahdollistaa tasapuolisen palkitsemisen. ICG Innotiimin tuella kehitettiin yhdessä uusi toimintatapa, joka rakennettiin osaksi Orchidea-järjestelmää. Uudessa prosessissa yhdistyvät selkeys, oikeudenmukaisuus ja tehokkuus, mikä näkyy nopeampana käsittelynä, parempana seurattavuutena ja laadukkaampina kirjauksina.
Haaste
Miten yhdistää kaksi erillistä kehitystoiminnan prosessia toimivaksi ja oikeudenmukaiseksi malliksi, joka tukee koko organisaation yhteistä kehittämistä?
Ratkaisu
ICG Innotiimin fasilitoimissa työpajoissa muotoiltiin uusi, yhteinen prosessi aloitteille ja jatkuvalle parantamiselle. Mallin pohjalta rakennettiin selkeä toimintamalli Orchidea-järjestelmään, joka mahdollistaa tehokkaan käsittelyn, läpinäkyvyyden ja oikeudenmukaisemman palkitsemisen.
Vaikutukset
Uusi prosessi on selkeämpi, yksinkertaisempi ja helppokäyttöisempi. Kehitysehdotusten käsittely on nopeutunut, lisäksi niihin liittyvä seuranta ja automaatio ovat parantuneet. Osallistava tapa työskentelyyn lisäsi myös henkilöstön sitoutumista ja toi kehittämiseen uusia, monipuolisia näkökulmia.
Kahden järjestelmän haasteista kohti yhteistä tapaa toimia
Tikkurila Oyj valmistaa korkealaatuisia maaleja ja pinnoiteratkaisuja niin kuluttaja- kuin ammattilaismarkkinoille. Projektin tavoitteena oli rakentaa yksi selkeä toimintamalli, joka yhdistää parhaat puolet molemmista prosesseista. Lisäksi haluttiin päästä eroon vanhoista, byrokraattisista rutiineista ja tuoda tilalle selkeämpi palkitsemismalli, joka motivoi kaikkia osallistumaan.
Tikkurilalla oli valmiiksi teknisenä alustana Orchidea, johon myös uusi prosessikuvaus rakennettiin. Käyttöönoton yhteydessä oli tärkeää, että prosessimalli oli selkeä ja helppokäyttöinen – siksi yheistyökumppaniksi valikoitui Orchidean suosittelun kautta ICG Innotiimi, jolla oli vahvaa kokemusta järjestelmän käytännön hyödyntämisestä osana kehitysprosessien rakentamista. Projektin vetovastuussa oli Mikko Lehtonen ja prosessikuvauksen laatimisen tukena toimi Kristiina Kiviharju.
Työpajoissa syntyi yhteinen ymmärrys
Yhteistyö käynnistyi valmistelupalavereilla ja jatkui kahdella koko päivän työpajalla. Työskentelyyn osallistui asiantuntijoita eri puolilta taloa – tuotannosta, tuotekehityksestä, pääkonttorilta ja markkinoinnista.
– Ulkopuolinen fasilitointi toi uutta virtaa tekemiseen ja sillä varmistettiin, että kaikkien mielipiteet saatiin kuuluviin. Ulkopuolisen tuen ja osallistavan työskentelyn ansiosta kehitysprojektista tuli myös huomattavasti monipuolisempi, kertoo laatupäällikkö Heli Ketonen.
Ensimmäisessä työpajassa keskityttiin prosessin kuvaamiseen ja toisessa työpajassa testattiin Orchidean prototyyppiä, koottiin kehitysehdotuksia ja viimeisteltiin suunnitelma käyttöönottoa varten. Prosessien kuvaamiseen käytettiin Innotiimin omaa kehittämismallia Parempia tuloksia prosessijohtamisella. Lisäksi projektissa käytettiin viitekehyksenä ICG Innotiimin Muutosohjelman tiekarttaa.
Työpajoissa ei ainoastaan rakennettu prosessia, vaan suunniteltiin myös sen jalkauttamista, viestintää ja kehittämistä eteenpäin – esimerkiksi ideoimalla käyttöönoton tueksi toimenpiteitä. Tämä jatkoajattelu koettiin Ketosen mukaan erittäin hyödylliseksi osaksi kokonaisuutta.
Paras malli ei ole täydellinen, vaan käyttökelpoinen
Käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle tuotannosta, jossa aloitteita oli tehty aktiivisesti jo aiemmin. Esihenkilöt saivat koekäyttöön demoversion, ja koko organisaatiolle järjestettiin koulutuksia, sekä tiedotettiin aktiivisesti intranetin ja talon infotilaisuuksien kautta.
– Uusi prosessi on paljon yksinkertaisempi ja käsittelyajat ovat lyhentyneet. Ehdotuksia kirjataan aktiivisesti ja niiden laatu on parantunut. Nyt meillä on järjestelmä, joka mahdollistaa myös paremman seurannan ja automaation, Ketonen kertoo.
Projektin yksi onnistumisista oli se, että prosessi ei tullut ylhäältä annettuna, vaan se rakennettiin yhdessä. Osallistaminen teki muutoksesta aidosti yhteisen.
– Kun ihmiset ovat mukana rakentamassa mallia, he myös sitoutuvat siihen. Oli hienoa huomata, miten osallistujat toivat esiin ideoita, jotka eivät välttämättä olisi tulleet esiin muuten, Mikko Lehtonen ICG Innotiimiltä summaa.
Vaikka uusi malli on jo käytössä, kehitystyö ei pysähdy. Seurantakäytännöt ovat vielä rakenteilla ja Orchidean käyttö laajenee vaiheittain.
– Vaikka työpajatyöskentely koostui vain kahdesta päivästä ja muutamasta palaverista, saatiin rakennettua vahva perusta, jolle uusi prosessi voitiin luotettavasti rakentaa. Kun pohjatyö tehdään huolellisesti ja roolit ovat selkeät, päästään nopeasti pitkälle. Tärkeää oli myös, että kuhunkin aiheeseen varattiin riittävästi aikaa. Lopputulos oli toimiva ja onnistunut – usein paras malli ei ole täydellisin, vaan käyttökelpoisin, totetaa Lehtonen.
– Olen todella tyytyväinen, että lähdimme tähän projektiin. Saimme selkeän ja toimivan mallin, joka vie kehitystä eteenpäin. Suosittelisin ICG Innotiimiä ehdottomasti myös muille. He ovat ammattitaitoisia ja kokeneita – ja yhteistyö oli kaiken kaikkiaan todella sujuvaa, Ketonen toteaa lopuksi.
