Koko-orkki_berufe-scaled

365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 45: Lähestymistapoja prosessien parantamiseen

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Parantamista edeltää aina arviointi. Yleinen virhekäsitys on, että korjaamista pidetään parantamisena. Parantamisen olennaisin tunnusmerkki on, että parannus vähentää poikkeamien todennäköisyyttä tulevaisuudessa. Jos parannus käynnistyy poikkeaman, ongelman tai huonojen tulosten perusteella, on parantaminen reaktiivista.

Haastavinta on ennakoida tuleva tilanne ja toimia sen perusteella… Haavikon Konsta Pylkkäsen sanoin: ”Tätä parantamisen lajia on harvalle suotu”. Seuraavaksi vinkit viisauteen arvioinnin keinoin.

1 Poikkeama, ongelma tai huonot tulokset

Tämä on ehkä yleisin tapa päätyä parantamiseen ja korjaaviin toimenpiteisiin. Huipputehokkaan prosessin ydin on ”vakiointi”. Improvisointi tuo lähes aina ilmentymä häiriöstä prosessissa. Pelkästään tulosten käyttämistä arvioinnin perusteena riskinä on kohinasta ohjautuminen, mikä usein vain lisää vaihtelua prosessissa.

2 Auditointi

Voimme rakentaa auditoinnin joko varmistusmielessä (ISO9001) tai parannusmielessä. Auditoinnissa poikkeamat luokitellaan vähäisiksi (minor) tai merkittäviksi (major). Ero on siinä, että vähäinen on tavallaan poikkeama standardista ja merkittävä viittaa siihen, että itse standardi ei palvele prosessin tarkoitusta tai tavoitteita (systeemivirhe).

3 Katselmointi

Iso 9000 maailmassa tästä käytämme nimitystä ”Johdon katselmointi”. Usein katselmointi kohdistuu joko tuloksiin, tuotoksiin tai merkittäviin tapahtumiin prosessissa. Projektimuotoisessa prosessissa puhumme porteista (gate review). Tässä tarkastelun kohteena ei ole pelkästään menneisyys vaan huomiomme kohdistuu kehityssuuntaan. Mitä on odotettavissa, jos jatkamme tällä tavalla?

4 Parhaat käytännöt

Usein kehittämisen aluksi kannattaa etsiä poikkeuksellista onnistumista omasta organisaatiosta ja analysoida sitä, mitä voimme siitä oppia ja hyödyntää laajemmin. Usein onnistumiset (toisin kuin epäonnistumiset) ohitetaan pelkästään kehuilla. Monilla organisaatioilla on tässä hyödyntämätön ”kultakaivos”.

5 Vertailu ja benchmarking

Tärkeä havainto johtamisessa on, että emme kilpaile oman historiamme kanssa vaan aidosti asiakkaan muiden vaihtoehtojen kanssa. Vertailua voi tehdä monen asian suhteen mm. Suorituskyky, tulos, asiakaspalautteet, toimintatapa, verkkoviestintä, tuotteet ja palvelut, alan parhaat organisaatiot tai maailman parhaat käytännöt.

6 Innovointi ja ideat

Omat käsitykset usein rajoittavat toimintaa enemmän kuin reaalimaailma. Innovoinnissa sysäämme sivuun turhat mielen rajoitukset ja etsimme ideaalia ratkaisua. Tähän tarpeeseen on kehitetty useita luovuusmenetelmiä kuten aivoriihi eri muodoissaan, kuusi hattua, synektiikka, Triz. Aina välillä on hyvä revitellä hieman oudompia ideoita prosessin kehittämiseen. Lue lisää: innovointi.

7 Itsearviointi

Voimme suorittaa itsearvioinnin henkilökohtaisella tasolla esim. osana kehityskeskustelua, prosessin tai koko organisaation suhteen. Tämä lähestymistapa vaatii hieman enemmän valmistautumista esim. kriteerien määrittelyä, nykytoiminnan kuvaamista ja oikean tilannekuvan muodostamista. Usein taustalla on jokin kypsyysmalli (maturity model). Suhteellisen kattavat arviointikriteerit organisaatioille löytyy laatupalkinnoista EFQM, Malcolm Baldrige ja Deming Prize. Tavoitteena on käynnistää merkittäviä strategisia kyvykkyyteen liittyviä hankkeita esim. prosessijohtamisen hyödyntäminen.

Jokainen prosessi alkaa suunnittelulla ja päättyy arviointiin!

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä. 

Ota yhteyttä!