Koko-orkki_berufe-scaled

365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 34: Miten soveltaa prosessijohtamista projektimuotoiseen liiketoimintaan?

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Prosessi ja projekti ovat tavallaan kaksi ihan eri ääripäätä. Prosessi on jotain jatkuvaa, joka toimii aina samalla tavalla, kunnes sitä kehitetään. Projekti on kokonaisuus tai hanke, jolla on alku ja loppu, ja joka ei samansisältöisenä välttämättä toistu koskaan. Miten prosessijohtamista voidaan soveltaa sellaiseen liiketoimintaan tai organisaatioon, jonka pääasiallinen toimintamuoto on projektipohjaista?

1 Projektityön parissa toimivassa organisaatiossa toistuu muutamia ylätason päätehtäviä koko ajan, projektista ja projektityypistä riippumatta. Aloitetaan tunnistamalla ja kuvaamalla ne riittävälle tasolle. Yksinkertaisimmillaan nämä vaiheet ovat projektin suunnittelu, projektin toteutus ja projektin jälkiarviointi.

2 Tarkastele millaisia projekteja organisaatiossasi toteutetaan. Liittyykö kaikkiin projekteihin samat ydinvaiheet samassa järjestyksessä? Liittyykö joihinkin tiettyihin projekteihin joku ylimääräinen vaihe tai useampia ylimääräisiä vaiheita? Montako tällä tavalla erottuvaa projektityyppiä liiketoiminnasta voidaan erotella? Tyypillisimmillään näitä on 2-7, organisaation liiketoiminnan luonteesta riippuen.

3 Luo näille eri projektityypeille tarkemmat vaiheistukset. Miten projektityypit eroavat esim. päätöksenteon ja seurannan osalta? Entä tuotosten ja asiakasvuorovaikutuksen osalta?

4 Tunnista asiakkaan kannalta merkittävimmät projektien onnistumisen suorituskykyvaatimukset näille projektityypeille. Onko se aikataulussa pysyminen, budjetin alittaminen, projektin aikainen muutoskyvykkyys, asiakkaan osallistamisen (tai osallistamattomuuden) taso, projektin jälkeinen käyttökokemus vai kenties joku näiden yhdistelmä?

5 Määritä päätöksentekopisteille ja suorituskykymittareille seurantatavat. Mitä seurataan projektipäällikön toimesta, mitä projektin ohjausryhmän toimesta, mitä resursseja hallinnoivan organisaation johdon toimesta ja mitä liiketoimintajohdon toimesta? Joskus kannattaa määritellä projektisalkkuhallintaprosessi projektien muodostamien kokonaisuuksien johtamiseen.

6 Ratkaise resurssijohtamisen haasteet päivittäistasolla. Pidä kiinni projektien käynnistyskriteereistä ja riittävästä resurssisuunnittelusta. Seuraa pullonkaulojen muodostumista ja puutu ajoissa jonoutuvaan projektityöhön ja venyviin odotusaikoihin.

7 Valmenna organisaation esimiehet prosessijohtamiseen ja projektityöskentelyn perusteisiin. Projektiorganisaation toiminta prosessijohtamisen edellytyksin ei voi onnistua, mikäli jompi kumpi näistä ei ole esimiehillä hallussa.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä. 

Ota yhteyttä!