Koko-orkki_berufe-scaled

365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 24: Kaiken työn prosessissa tekevät ihmiset  

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Olemme kohdanneet kohtuullisen paljon prosessikuvauksia, joissa ihmiset puuttuvat kokonaan. “Onhan meillä toimenkuvat” – on yleisin vastaus ihmettelyyn ihmisten puuttumiseen prosessikaavioista. Toimenkuvat korostavat yksilön funktionaalista vastuuta. Selvää on, että merkittävät tulokset organisaatiossa ovat yhteistyön tuloksia. Prosessikuvausten yksi käyttötarkoitus on kuvata yhteistyötä roolien avulla. Miten erottaa funktionaalinen tehtävä ja prosessirooli?

1 Asema vs. toiminta
Toimenkuvissa usein kuvaamme asemaa organisaatiossa esim. raportointisuhteina tai vastuualueina. Roolin avulla kuvaamme toimintaa prosessissa. Tulosten saavuttamisen kannalta toiminta ja teot ovat ensisijaisia.

2 Vaikutusvalta
Funktionaalisessa organisoitumisessa vaikutusvalta perustuu asemaan, johon on liitetty mandaatti päättää resurssien käytöstä. Prosessien puitteissa vaikutusvalta perustuu osaamiseen ja verkostoitumiseen. Päätökset prosessissa kannattaa antaa roolille, jolla on paras tietämys tai tiedot aiheesta. Tällä tavalla lisäämme joustavuutta ja vältämme itsetarkoituksellista byrokratiaa.

3 Julkisuus
Usein toimenkuva on henkilökohtainen ja vain esihenkilön tiedossa. Hämärämpää voi olla kollegoiden tai esihenkilöiden tehtäväkokonaisuudet ja vastuut. Rooli prosessissa on julkinen, kaikkien tiedossa, mikä omalta osaltaan edistää sujuvaa yhteistyötä.

4 Vastuualueen määrittely
Toimenkuva tähtää selkeään vastuualueen määrittelyyn. Usein vastuualueeseen liitetään tavoitteita, joiden saavuttamisesta palkitaan tai alittamisesta moititaan. Huonoimmillaan tämä estää resurssien käytön koko organisaation edun mukaisesti ja ehkä jopa varsinaisen työn suorittajia ei palkita lainkaan. Prosessikuvauksissa keskitytään siihen, mitä mistäkin roolista käsin tulee tehdä tai toimia järkevästi kokonaisedun kannalta.  Jos palkitseminen liitetään prosessin suorituskyvyn kehittymiseen, niin silloin siitä tulee kaikkien prosessissa toimivien yhteinen juttu.

5 Palkkaus
Toimenkuva on kaupan käynnin kohde. Mitä isompi vastuualue, sen isompi palkka. Roolikuvaus on sopimuksen kohde. Palkkausta kannattaa ajatella sen kautta, miten merkittävä rooli on tavoitteen saavuttamisen kannalta. Palkkaa voimme ajatella myös sen kannalta, miten monessa roolissa henkilö pystyy toimimaan.

6 Osaaminen
Toimenkuva harvoin ottaa kantaa tehtävässä vaadittavaan osaamiseen. Roolin avulla kytkemme osaamisen tehtäviin. Kun rooli on määritelty osana prosessia, voimme arvioida roolin merkitystä organisaatiolle, vaativuutta ja osaamistarpeita. Tämä johtaa parempiin kehityskeskusteluihin, kehityssuunnitelmiin ja uudenlaisiin urapolkuihin.

7 Ongelmiin puuttuminen
Johtamisen haastavimpia tilanteita on huonoon suoritukseen tai laiminlyönteihin puuttuminen. Funktionaalisessa organisaatiossa ajaudutaan usein epätyydyttävään suoritukseen puuttumisessa konfliktiin tai varoitusten jakamiseen. Tässä hyvä prosessikuvaus ja siihen liitetyt työohjeet tai periaatteet mahdollistavat neutraalilla tavalla tilanteen tarkastelun. Prosessikuvausdokumenttien avulla voimme katkaista väittely- ja väistelytilanteen tarkastelemalla sitä, mitä on määritelty ja yhteisesti sovittu. Esihenkilö voi ohjata suorittajan tekemään itsearviointia, toteamaan tilanteen ja parhaimmillaan ehdottamaan parannuksia toimintaansa.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä. 

Keskustellaanko teemasta? Ota yhteyttä!