Koko-orkki_berufe-scaled

365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 17: Prosessijohtaminen osana päivittäisjohtamista 

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Kokemuksemme mukaan aika moni organisaatio kipuilee prosessien mukaisen toiminnan johtamisen kanssa. Prosessit on hienosti kuvattu ja prosessien suorituskykymittarit ovat olemassa, mutta miten prosessien mukaista toimintaa johdetaan arjessa, on vähintäänkin epäselvää. Ohessa vinkit siitä, miten prosessijohtaminen saadaan nivoutumaan osaksi normaalia päivittäisjohtamista 
 
1 Käännä ajatusmalli toisin päin 
 Päivittäisjohtamisen arjen toimenpiteet ovat osa prosessijohtamista. Määritä, mikä on prosessien johtamisen prosessi osana johtamisjärjestelmää. Miten ja millä käytännöillä eri johtamisen foorumit esim. aamu-, viikko-, kuukausi-, johtoryhmä-palaverit toteuttavat prosessien mukaisen toiminnan suorituksen johtamista ja kehittämisen johtamista. 
 
2 Määritä johtamisen roolit 
Mikä on prosessin omistajan rooli, mikä on linjaesihenkilön rooli, mikä on johtoryhmän rooli prosessien suorituskyvyn ja kehittämisen johtamisessa. 
 
3 Määritä suorituskykymittareiden seuranta vastuut 
Kun johtamisen foorumit ja johtamisen roolit ovat selvillä, kannattaa määrittää ne suorituskykymittarit, joita eri foorumeissa ja rooleissa seurataan päivittäin, viikoittain jne. 
 
4 Määritä triggerit mittareiden poikkeamiin reagointiin 
Edelleen, kun suorituskyky on seurannassa, niin seuraavaksi kannattaa määrittää poikkeamiin reagointiin kynnysarvot, jotka käynnistävät jatkuvan parantamisen prosessi, joka on paljon muuta kuin välittömiä korjaavia toimenpiteitä Execelissä. 
 
5 Määritä jatkuvan parantamisen malli – ja prosessi 
 Osana päivittäistä johtamista seuraa toimintaprosessien suorituskykyä eri johtamisen foorumisessa perustuen ohjaaviin mittareihin, kuten esim. viikkotuotantosuunnitelman toteuma-aste. Kun kynnysarvo eli triggeri laukeaa, niin osana päivittäisjohtamisen mallia linjaesihenkilö käynnistää perusanalyysin. ”Toimiiko vastuualueeni ihmiset määriteltyjen prosessien mukaisesti vai ei?” Jos ei, niin käsillä on suorituksen johtamisen tehtävä palautteen annon muodossa, joka toivon mukaan johtaa jatkossa parempaa suoritukseen. Jos poikkeama johtuukin prosessin puutteista, niin käsillä on kehittämisen johtamisen tehtävä, jota pitää käsitellä yhdessä prosessin omistajan ja prosessissa toimivien kanssa. 
 
6 Hanki taidot jatkuvan parantamisen toteuttamiseen 
 Kaizen on monelle tuttu jatkuvan parantamisen malli ja monet siitä johdetut PDCA-työkalut, mutta se ei yksin riitä. Osana päivittäisjohtamista tarvitaan myös osallistavan johtamisen ja vastuullisen vaikuttamisen vuorovaikutustaitoja sekä juurisyyanalyysi osaamista. Yksi vaihtoehto on ottaa käyttöön Kata-Coaching malli, jossa esihenkilöt ja tiimit oppivat parantamaan prosessien mukaista toimintaansa ja johtamista yhdessä. 
 
7 Hyödynnä ISO-standardit toiminta- ja johtamisjärjestelmän selkärankana 
 Monessa organisaatiossa ISO 9001, 14001 ja 45001mukaiset kuvaukset on tehty ja sertifioitu, mutta heikosti implementoitu. ISO-standardien mukainen toiminta korostaa johdon ja johtamisen roolia, prosessien mukaista mitattavaa toimintaa sekä jatkuvan parantamisen toimenpiteitä vaikutusarviointeineen. 

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä. 

Ota yhteyttä!