Koko-orkki_berufe-scaled

365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 28: Usko tai älä, prosessijohtaminen perustuu systeemiteorian hyödyntämiseen

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Seuraavassa vinkkejä siitä miten systeemiteorian lähestymistapoja voit hyödyntää prosesseihin. Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

1 Kaikki tapahtuu tässä ja nyt
Kun olemme jossain tilanteessa esim. neuvottelussa asiakkaan kanssa, kaikki tapahtuu juuri sillä hetkellä. Tässä kohdassa kysymyksemme on: miten kannattaa toimia juuri nyt. Myyntineuvottelu joko onnistuu tai ajautuu harhateille. Ehkä tajuamme sen ja yritämme muuttaa suuntaa. Toisinaan vasta jälkikäteen huomaamme, mikä meni pieleen ja meille avautuu oppimismahdollisuus.

2 Tottumus on toinen luonto
Meillä ihmisillä on pyrkimys toistaa sitä, mikä toimii ja välttää sitä, mikä ei toimi. Yleensä tutussa tilanteessa toiminta onnistuu aikaisemin omaksutulla hyvällä toimintamallilla esim. miten aloittaa myyntineuvottelu uuden asiakkaan kanssa. Silloin tällöin toiminta menee sähläämiseksi, varsinkin jos tilanne merkittävästi poikkeaa siitä mihin on totuttu aikaisemmin. Sovitut hyvin suunnitellut toimintamallit, työohjeet, pelisäännöt tuovat tehokkuutta prosessiin.

3 Toimintamallien taustalla on arkkitehtuuri
Toimintamallit eivät synny tyhjästä, vaan niitä ylläpidetään erialisilla vakiintuneilla käytännöillä. Nykyään on modernia politiikassa puhua rakenteista. Fyysistä teknistä arkkitehtuuria mm. työtiloja, materiaalivarastoja, tietojärjestelmiä on suhteellisen helppo havainnoida. Prosessien suhteen merkittävämpää saattaa olla sosiaalinen arkkitehtuuri mm. keskistetty vs. hajautettu valta tai päätöksenteko. Jokaiselle organisaatiolle on ajan saatossa kehkeytynyt omanlainen kulttuurinsa – talon tapa tehdä töitä ja toimia tietyissä tilanteissa.

4 Oppiminen tarkoittaa, että toimintatapa muuttuu pysyvästi
Toimimalla sammalla tavalla saamme samanlaisia tuloksia etenkin, jos olosuhteet eivät muutu. Toisinaan käy niin, että vanha toimintamalli ei enää tuotakaan hyviä tuloksia. Jotain täytyy tehdä eri tavalla. Kokeilemalla selviää mikä toimii ja mikä ei toimi. Toistojen kautta omaksumme uuden toimintatavan. Prosessien avulla voimme arvioida suorituskyvyn paranemista.

5 Muutosjohtaminen tarkoittaa rakenteiden uudistamista
Uusi tapa esim. aloittaa myyntineuvottelu voi olla suhteellisen helppo omaksua, jos nykykulttuuri tukee uutta toimintamallia. Toisinaan voi käydä niin, että tarvitsemme aitoa ajattelutavan muutosta tukemaan uutta toimintamallia. Siirtyminen funktionaalisesta johtamisesta prosessijohtamiseen tarkoittaa hajautetumpaa päätöksentekoa ja uudenlaisten tavoitteiden asettamista.

6 Prosessijohtamisessa suhteellisen karkeat kuvaukset riittävät
Monet prosessijohtamisen käytännöt ovat kehittyneet tietotekniikan myötä. Ideaali voi olla, että organisaatio toimii kuten kone. Tästä usein seuraa, että liiketoimintaprosesseja kuvataan liian yksityiskohtaisesti. Liian tarkat kuvaukset tuhoavat ymmärryksen. Metsä häviää puilta.

7 Prosessi tarvitsee omistajan
Tekniset systeemit ovat suhteellisen vakaita ja jäykkiä verrattuna sosiaalisiin systeemeihin, ihmisten toimintaan. Jos jätämme esim. tietojärjestelmän toimintaan yli yön, niin löydämme sen suurin piirtein samassa tilassa kuin illalla lähtiessä. Sosiaaliset systeemit muokkautuvat monella tavalla. Vaikka illalla porukassa kaikki oli hyvin, niin aamulla voi kaikki olla jo kaaoksessa esim. on tapahtunut vakava onnettomuus. Prosessin omistajan tehtävä on pitää yllä ja kehittää mm. turvallisia ja tehokkaita käytäntöjä, jotka kestävät pomppuja.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä. 

Ota yhteyttä!