insights
Virtuaaliset toimintamallit ja läpinäkyvyys
Mikä on oleellista tiimityöskentelyssä? Ajattelemme, että tiimin ydintehtävä, roolit ja vastuut, tehtävänjako, vuorovaikutus ja jatkuva kehittyminen ovat tiimityöskentelyn perustat. Perusta ei saisi horjua, vaikka töitä tehtäisiinkin etänä. Varsinkin, jos toisista hajallaan työskentely on uutta, on tarkoituksen mukaista käyttää hetki uudenlaisen työntekemisen rakenteiden ja toimintamallien yhdessä pohtimiselle ja sopimiselle.
Yhteisellä työpaikalla töiden eteneminen tulee esiin epämuodollisissa keskusteluissa ja ajatusten vaihdossa kokouksien lisäksi. Oman ja tiimin tekemisen suunta ja vaiheet kohti yhteistä päämäärää on helppo johtaa toisten tekemisestä. Omien ongelma-alueiden tai epävarmuuden käsittely tapahtuu ovensuu keskusteluissa. Työkaverin nenän asennosta näkee, millä tuulella hän on ja mitä hän toivoisi tällä hetkellä kollegoiltaan. Miten näistä asioista huolehditaan etänä työskennellessä?
Etätyöskentelyssä tarvitsemme yhteisesti sovittuja käytäntöjä tukemaan tehokasta etenemistä.
Tiimityön etäjohtaminen vaatii rakenteita ja pelisääntöjä, jotta sävelet pysyisivät mahdollisen selvinä ja koko orkesteri soittaisi samoista nuoteista saman aikaisesti. Rakenteiden, eli päätöksien käytettävistä ohjelmista ja pelisäännöistä, tulisi huomioida ainakin seuraavat viisi teemaa:
- Nopea kommunikointi. Ajantasainen ja lyhytkestoinen viestintä korvaa kahvikoneella tai toimiston oven suussa käytyjä keskusteluita tehtävistä ja kuulumisista. Tänne suunnataan ne asiat, joiden ei haittaa peittyä viestitulvan alle. Vastapainona on virallisemmat kanavat, kuten Teams-kanavat ja sähköpostit, johon laitetaan virallisempaa viestintää.
- Digitaalinen työkuorman hallinta auttaa yksilöitä ja tiimiä tuomaan tehdyn työn näkyväksi. Työkuorman seuranta auttaa sen hallintaan ja priorisointiin, tarjoaa oivan paikan kiitoksille ja hyvälle palautteelle sekä avun tai tuen tarjoamiselle. Oman työn näkyväksi tuleminen on tärkeää usealle, näin ei tarvitse todistella muutoin tekevänsä ihan oikeasti töitä myös kotitoimistolla.
- Videotapaamisia tulee järjestää eri tarpeisiin erilaisilla agendoilla ja tämän tulisi näkyä niiden suunnittelussa sekä toteutuksessa. Suunnittelu, varsinkin vuorovaikutuksen suhteen, korostuu entisestään etänä kokoontuessa.
- Dokumenttien lähettely sähköpostitse tai muut versiohallinnan kannalta hankalat tavat tulisi korvata jäsennellyllä dokumenttien hallinnalla. Esimerkiksi tiedostojen nimeämislogiikka ja niiden muokkaamisen pelisäännöt on sovittava tiimin kesken, jotta varasto pysyy järjestyksessä vielä ensi viikollakin ja työaikaa sekä hermoja ei kuluteta turhaan tiedostojen etsimiseen.
- Jaetut kalenterit ovat parhaimmillaan pohja työkuorman ja palautumisen sopivalle määrälle. Milloin oletetaan, että tiimiläiset ovat saatavilla? Voinko lisätä toisen kalenteriin kokouksen häneltä kysymättä? Onko kalenterista varattu aikaa työtehtäville vai täyttyykö se aamusta iltaan palavereista?
Valmennuksessamme tiimit kehittävät toimintaansa omista lähtökohdistaan heille tärkeimpiin kehityskohteisiin lisää yhteistä ymmärrystä tuottaen ja pelisääntöjä sopien. Tutustu Etätiimin johtaminen -valmennukseen tästä:
