Helppoja muutoksia ei ehkä ole olemassa, mutta hyvällä johtamisella on mahdollista välttää karikot ja viedä hanketta kohti maalia. Viimeiset kolme vuotta olen ollut tiiviisti asiakkaiden tukena toteuttamassa erilaisia muutoshankkeita. Vaikka toimialoissa ja organisaatioissa on eroja, on ollut nähtävissä, että samat ohjeet pätevät useimmille. Tässä keskeisiä poimintoja.
1. Resursoi, selkeytä vastuut ja vapauta ihmisten aikaa
Muutosjohtamisen ”iso ärrä” on resursointi. Muutosorganisaatio on avainasemassa ja pelkät nimet laatikossa eivät riitä. Henkilöillä tulee olla riittävästi aikaa hankkeen toteutukseen ja tämä voi vaatia tilapäisiä muutoksia perustoimenkuviin.
2. Hanki tai kehitä riittävästi muutos- ja kehitysosaamista
Kehittäminen ja muutosjohtaminen vaatii erityisosaamista. Usein muutosorganisaation avainrooleihin valitaan henkilöitä, joilla on jo näyttöä tuloksellisuudesta. Heillä voi kuitenkin olla hankkeen näkökulmasta myös osaamisvajeita. Jos osaamista ei ole valmiina, tarvitaan rekrytointeja tai panostusta osaamisen kehittämiseen.
3. Määrittele tavoitteet, reunaehdot, workflow ja merkkipaalut
Vaikka etenisit ketterästi, tarvitaan selkeät tavoitteet. Niiden tulee olla mahdollisimman konkreettisia ja mieluiten mitattavina (talous)lukuina. Samalla on tärkeää ymmärtää tekemisen arvovirta ja tavoiteaikataulu. Tähän tarvitset keskipitkän aikavälin toteutussuunnitelman, jossa näkyvät kriittiset merkkipaalut.
4. Aikatauluta tekeminen kalenteriin
Muutoshankkeissa on valtavasti koordinointia, kehittämistä ja ongelmanratkontaa. Varaa hyvissä ajoin yhteisiä työsessioita ja -pajoja avainhenkilöiden kalentereista. Myöhemmin se ei enää onnistu.
5. Luo toimivat rutiinit ja dokumenttien hallinta
Luo hyvät työrutiinit (etenemisen seuranta, raportointi, tehtävien ja asiakirjojen hallinta). Ne tehostavat tekemistä ja mahdollistavat ihmisten keskittymisen toimeenpanoon. Kiinnitä erityistä huomiota dokumenttien hallintaan. Niitä tulee paljon. Suositeltava on ottaa käyttöön pilvipohjainen työkalu, joka mahdollistaa samojen tiedostojen muokkaamisen yhdessä.
6. Näe viestintä osallistavana yhteiskehittämisenä
Näe, suunnittele ja toteuta muutosviestintä laajempana kokonaisuutena. Kyse on oikeasti viestintä-, vuorovaikutus- ja osallistamissuunnittelusta. Järjestä tavoitteellista, avointa ja jatkuvaa dialogia organisaation eri tasoilla.
7. Panosta sisällöntuotantoon
Konseptitasolla asioita voidaan hahmottaa fläppitaululla. Työarkea ei sillä kuitenkaan voi johtaa. Varaa aikaa osaavilta ihmisiltä tulevan toimintamallin yksityiskohtien kirjalliseen kuvaamiseen.
8. Harkitse, milloin ehtii ja kannattaa osallistaa
Kokenut fasilitaattori kiteyttää tavoitteet, pohjustuksen, kysymykset ja tuo sopivat työkalut työpajaan. Mutta aina ei ole mahdollista kutsua porukkaa koolle. Lisäksi työpajoissa asiat usein jäävät pinnalliselle tasolle (kohta 7). Hyvä vaihtoehto on, että pienempi tiimi tai joku yksin valmistelee asian pidemmälle, ennen kuin se käsitellään yhdessä.
9. Varaudu ratkomaan ongelmia
Muutostyö on ongelmanratkaisua, sillä niitä esiintyy jatkuvasti. Jotkut ovat massiivisia ja monimuotoisia, toiset arkisia ja helposti ratkottavissa. Systemaattiseen ja luovaan ongelmien ratkontaan tarvitaan aikaa, osaamista ja sujuvaa yhteistyötä.
10. ”Trust the process”
Yhdessä tekeminen on ainoa keino onnistua ja paljon on kiinni tiimin asenteesta ja toimeenpanotaidoista. Muutosprosessi, työkäytännöt, päivittäisjohtaminen, sparraus ja fasilitointi kannattaa ehdottomasti laittaa heti kuntoon, jotta muutostyöhön käytettävissä oleva aika saadaan kohdennettua tavoitteelliseen kehittämiseen ja käyttöönottoon.
