Eishenkilö – tuntuuko siltä, että on vaikea saada ihmisiä osallistumaan oman työnsä kehittämiseen? Tai koetko hankalaksi puuttua häiritsevästi käyttäytyvän tiimiläisen toimintaan? Väitämme, että suurin osa esihenkilöistä ja johtajista haluaisi johtaa paremmin, mutta perinteinen johtamis- ja toimintakulttuuri puskee vastaan.
Miten johtajana tai esihenkilönä voisit muuttaa tämän?
Olemme työskennelleet linjajohdossa, vetäneet tuotantoa, tehneet kauppaa ja vastanneet kehittämisestä erilaisissa organisaatioissa. Omien kokemustemme ja asiakkaidemme haasteiden pohjalta olemme tunnistaneet viisi johtamishaasteiden arkkityyppiä, joihin esitämme nyt ratkaisut. Lähestymme haasteita positiivisen kautta: johtaminen on taito, jossa voimme kehittyä.
Haaste 1: Ihmiset osallistuvat vaihtelevasti oman työnsä kehittämiseen.
Tämä haaste juontaa juurensa yleiseen kokemukseen siitä, että tiimien työtä ja sen kehittämistä koskevat ratkaisut tehdään etäällä työntekijöitä kuulematta. Mutta kenen tehtävä on ratkaista tiimin työtä koskevat ongelmat, esihenkilönkö?
Ratkaisu: Esihenkilö käynnistää osallistavan kehittämisprosessin sen sijaan, että itse yrittää keksiä ratkaisut porukan puolesta.
Esihenkilöt kutsuvat tiimiläiset avoimesti mukaan kehittämään omaa työtään. Tiimi työstää auki nykyisen toiminnan pulmat ja rakentaa vaihtoehtoja tilanteen korjaamiseen tai kehittämiseen. Esihenkilö käyttää osallistavia menetelmiä ja tekniikoita, joiden avulla jokaisen osaaminen ja ammattitaito tuodaan esille. Samalla tekijöille syntyy osallisuuden tunne: he kaikki ovat jäseninä yhteisössä, jossa on mahdollisuus saada oma ääni kuuluviin ja vaikuttaa asioihin.
***
Haaste 2: Tiimissä on ihmisiä, joiden huono käyttäytyminen tai puutteellinen osaaminen häiritsee tavoitteiden saavuttamista ja tunnollisimpien ihmisten hyvää, tehokasta tekemistä.
Tässä tilanteessa esihenkilö kokee usein, että hänellä on puutteelliset taidot puuttua tiimiläisten haastavaan käyttäytymiseen tai osaamisen vajeisiin. Silloin on helpompi kääntää selkä ja antaa asian olla. Ketä palkitset puuttumatta jättämisellä ja kenelle teet karhunpalveluksen – onko kohde oikea?
Ratkaisu: Toimivat keinot ja mallit, joilla esihenkilö antaa yhteisten sääntöjen ja prosessien mukaan toimimiseen ohjaavaa palautetta.
Aktiivinen palautekulttuuri on ratkaisu siihen, että jokainen tietää missä on onnistunut ja missä asioissa on vielä parantamisen varaa. Yleisellä tasolla asioista puhuminen ei riitä, vaan esihenkilön on positiivisen palautteen kautta osattava selkeästi vahvistaa onnistumisia ja hyviä käytäntöjä. Lisäksi sopimattomaan toimintaan on puututtava rakentavan palautteen keinoin.
***
Haaste 3: Innolla aloitettu toiminnan kehittäminen tyssää.
Kun organisaatiossa on tehty suuri päätös ottaa käyttöön esimerkiksi Leanin mukainen toiminnan kehittäminen, työ alkaa suurella innolla, mutta jämähtää usein tai alkaa jopa taantua. Näistä hankkeista epäonnistuu jopa 90 prosenttia, sillä liian usein muutoksen suuruus aliarvioidaan.
Oletko pohtinut, missä kaikissa asioissa tarvitaan onnistumista tukevaa muutosta, vai oletko vain rynnännyt yksittäisten toimenpiteiden kimppuun?
Ratkaisu: Isojen muutosten onnistuminen vaatii käytäntöjen muuttamista organisaation kaikilla tasoilla.
Pääsääntöisesti muutosinto kohdistetaan suorittavaan tekemiseen, mikä ei riitä. Muutos esihenkilötoiminnassa, johtamisessa ja molempien kehittämisessä on vähintään yhtä tärkeää.
Kokonaisvaltaisen toiminnan kehittäminen on koko organisaation yhteinen haaste. Sen takia osastorajat ylittävissä rajapinnoissa tarvitaan osallistavan johtamisen taitoja ja työkaluja. Tuotannon virtauttamisen ohella muutosta tarvitaan esimerkiksi myynnin, hankinnan ja johtamisen prosesseissa.
***
Haaste 4: Erilaiset muutokset eivät päädy käytäntöön asti.
Lähiesihenkilöt usein tuskailevat sitä, että heidän pitää viedä käytäntöön asioita, joita eivät itsekään ymmärrä tai ole ostaneet. Vaikeahan heidän on ottaa omia alaisiaan mukaan kehittämiseen, jos itsekään eivät ole saaneet vastausta kysymykseen – Miksi.
Onko teillä kytketty koko esihenkilökunta muutoksen suunnitteluun?
Ratkaisu: Ihmisiä ei saada toimimaan uudella tavalla, jos heitä johdetaan niin kuin tähänkin asti on totuttu. Muutoksen pitää ensin tapahtua jokaisen johtajan roolissa ja siihen liittyvissä käytännöissä.
On tärkeää oivaltaa, että muutoksen ydin on johtamis- ja toimintakulttuurin muutoksessa. Jos muutos ei ala koko johtoketjusta, ei se tapahdu suorittavalla tasollakaan. Esihenkilöiden on varmistettava, että omat esihenkilöroolissa olevat alaiset saavat mahdollisuuden pureskella, mistä asiassa on kysymys, miksi se on tärkeää ja mitä muutoksia käytännön tasolla ja johtamisessa tarvitsee muuttaa.
Muutoksen suurin vastustava voima on ihmisen tunne. Tunnetilan tulee olla plusmerkkinen, jotta muutos voi tapahtua. Esihenkilöt tarvitsevat taitoja ja työkaluja johtaakseen ihmisten ajatteluprosesseja, jotta he voivat tuntea olonsa turvalliseksi muutoksessa.
***
Haaste 5: Johtamisvalmennukset eivät tuo toivottua lopputulosta.
Valmennusten jälkeen on tunne, että mikään ei aidosti muutu. Mappi menee hyllyyn ja vanha toiminta jatkuu.
Ostatteko koulutuspäiviä vai osaamisen kehittämistä?
Ratkaisu: Hyvä johtamisvalmennus tarjoaa esihenkilöille konkreettisia työkaluja ja välineitä osallistaa oma porukka oman työnsä kehittämiseen.
Hyvä valmennus antaa eväät onnistua arjen haastavissa tilanteissa. Valmennuksen aikana esihenkilöt muodostavat vertaisryhmiä, joissa harjoitellaan, suunnitellaan ja otetaan uudet työkalut aktiiviseen käyttöön. Valmennus tarjoaa osallistujalle sekä valmentajan että kollegojen tuen muutoksen tekemiseen. Ryhmät jäävät elämään myös konsultin lähtemisen jälkeenkin, jolloin johtamisen muutos ankkuroituu. Esihenkilö osaa valmennuksen jälkeen hoitaa suunnitelmallisesti erilaisia johtamistilanteita, haastaa porukan ajattelua ja käsitellä vaikeitakin teemoja.
Valmentaja toimii tukena, sparraten eteen tulevissa johtamistilanteissa; niiden suunnittelussa ja onnistumisen arvioinnissa.
***
Kaikille yllä esitellyille ratkaisuille on yhteistä se, että ne perustuvat osallistavaan johtamiseen. Se on kokemuksemme mukaan avain lukuisiin organisaatioita vaivaaviin haasteisiin.
ICG Innotiimi on tunnettu osallistavan johtamisen valmentajana. Tuomme jokaiseen asiakasprojektiimme mukanamme koko osaamisemme ja kokemuksemme, ilman turhaa tärkeilyä.
Ota yhteyttä, niin tuemme organisaatiotasi saavuttamaan tavoitteensa osallistavan johtamisen keinoin.
ICG Innotiimin osallistavan johtamisen työkalupakki tarjoaa esihenkilöille eväät onnistua arjen johtamistilanteissa selvästi paremmin!
Artikkelin kirjoittaja on ICG Innotiimin konsultti Juha Kontiainen.
