Ketterän kehittämisen organisointi eroaa tavallisista kehityshankkeista. Kehittämistä ei toteuteta projekteina, vaan kehittämishaasteiksi pilkottuina kehittämiskohteina, joille nimetään vastuuhenkilöt eli kehittämiskohteen omistajat. Tämä tarkoittaa, että kehittämisen suunnittelua voidaan merkittävästi keventää. Ajankäyttö kohdistuu tekemiseen, ei suunnitteluun. Kehittämistä tehdään osana arjen toimintaa; ei enää työpajoissa tai neuvotteluhuoneissa.

Oheinen malli kuvaa yhtä tapaa organisoida kehitystiimi ja jäsenten tehtävät.

Ideaalitilanteessa ketterän kehittämisen hankkeet kohdistuvat prosessien parantamiseen. Prosessin omistaja toimii kehitysjonon omistajana ja asettaa kehityshaasteen. Olennaista on, että kehityshaasteen asettajalla on sekä hyvä näkemys koko organisaation strategiasta että suora mahdollisuus vaikuttaa resurssien käyttöön.

Avainasemassa ovat toteuttajat

Parhaimmillaan toteuttajat kehittävät omaa toimintaansa. Sen kautta saamme aikaan sitoutumista ja syntyvä ratkaisu on myös arjen kannalta toimiva. He voivat kuitenkin törmätä kehittämisessä kahdenlaisiin pulmiin:

• Puuttuu kehittämisosaamista. Esimerkiksi ei ole kykyä analysoida nykytilaa tai suunnitella kokeita.
• Puuttuu resursseja. Toteuttajilla on esimerkiksi muita vastuita, jotka vievät kaiken ajan tai tarvitaan muutoksia tietojärjestelmiin.

Voimme kouluttaa toteuttajille kehittämisosaamista. Tehokkaampi ja pitkällä tähtäimellä parempi on kuitenkin nimetä ja valmentaa organisaatioon kehittämisen ohjaajia eli fasilitaattoreita. Fasilitaattoreiden tehtävä on auttaa ryhmää kehittämistyössä, nykytilanteen analysoinnissa, vaihtoehtojen ideoinnissa ja kokeilujen suunnittelussa. He myös tukevat kehitysjonon omistajaa ja kehittämiskohteen omistajaa sekä ohjaavat toteuttajia menetelmän käytössä.

Fasilitaattorien tukea tarvitaan myös, jos kehitysryhmä joutuu hankaliin tilanteisiin esim. konflikteihin tai valtataisteluihin, joista sen voi olla vaikea päästä ulos ilman ulkopuolista apua.

Ketterän kehittämisen malli ei itsessään ole vaikea tai monimutkainen, mutta sen toteuttaminen vaatii kurinalaisuutta.

Käytettävät työmenetelmät kuten työnkulun kuvaus, syys-seurauskaaviot ja arviointimenetelmät kannattaa ainakin aluksi pitää yksinkertaisina.

Innotiimissä on kehitetty yksinkertainen sitouttava menetelmä arviointiin, jota kutsumme HOPEksi. Kun taidot kasvavat ja ambitiotaso nousee, voimme hyödyntää tilastollisia menetelmiä ja six sigmaa. Myös Leanista löytyy paljon hyödyllisiä kehittämisen menetelmiä kuten 5S, arvovirran analyysiä, visuaalinen ohjaus ja kanban-ohjaustaulukot.

Seuraava blogini tarkastelee kokeilujen suunnittelua ja arviointia.