Kehittämisessä ja suunnistuksessa pätevät samat säännöt. Pelkästään maalin tunteminen ei riitä – täytyy myös tietää, mikä on lähtöpaikka. Jos emme tiedä, millaisen toiminnan tulos nykyinen suorituskyky on, emme voi kohdentaa muutoksia oikein. Emme pyydä ihmisiä toimimaan tehokkaammin tai nopeammin, pyydämme heitä vain toimimaan eri tavalla. Jos onnistumme toimintatavan muutoksessa, on mahdollista, että tuloksetkin paranevat.
Havaintoni mukaan nykytilan kuvaus tehdään usein varsin pintapuolisesti. Tästä syystä alamme ideoida uusia mahdollisuuksia, vaikka emme vielä edes ymmärtäisi, mikä on ratkaistava ongelma. Tällä tavalla päädymme helposti ideoiden Trap-radalle: toiset heittelevät ideoita ja muut ampuvat niitä alas.
Kompleksisessa toimintaympäristössä on vaikea tietää etukäteen, miten muutos vaikuttaa tuloksiin. Tähän tarvitsemme kokeiluja. Iso muutos toimintatavassa koostuu usein monista pienistä. Kokeilujen tarkoituksena on selvittää, mikä toimii ja mikä ei toimi. Jos kokeilu ei onnistu, voimme aina palata tuttuun ja turvalliseen ja yrittää seuraavaksi jotain muuta. Onnistumisen ratkaisee käytäntö ja sen kautta saatu palaute.
Kenenkään ei tarvitse olla etukäteen oikeassa tai todistaa toisen ideaa huonoksi. Näin vältämme sekä turhan väittelyn että arvovaltakiistat.
Kokeilun kohteiden ei tarvitse aina olla isoja. Voimme kokeilla erilaista tapaa pitää kokouksia tai esitellä tuotetta asiakkaille. Vastaavasti voimme kokeilla töiden uudenlaista priorisointia, työjonon visuaalista hallintaa, asiakasviestintää verkossa tai itsepalvelua rajatussa asiakaskunnassa. Kokeilun kohteena voi olla mikä tahansa toiminta, jonka ajattelemme vaikuttavan tuloksiin.
On tärkeää ymmärtää, että kokeilu ei tarkoita yrityksen ja erehdyksen menetelmää tai sattumanvaraista ja kaoottista kehittämistä (ns. Random Kaizen). Kokeilu rakentuu aina tieteestä tuttuun lähestymistapaan eli teemme hypoteesin ja testaamme sen todenperäisyyttä kokeilemalla.
Ketterän kehittämisen ytimessä ovat pienet arjen kokeilut
Innotiimin ketterän kehittämisen mallissa käytämme kuvan mukaista lähestymistapaa. Se tunnetaan kansainvälisesti myös nimellä Toyota Kata.
Kuvaamme nykyisen toimintatavan (2) ja sen toimintatavan, jota ajattelemme kokeilla (4). Erityisen tärkeää on näiden lisäksi kirjata ennuste (3): ”Mitä tapahtuu?”. Tämän jälkeen kokeilemme uutta toimintatapaa ja samalla havainnoimme, mitä tapahtuu.
Tarkoituksena on verrata ennustetta toteutuneeseen. Ilman ennustetta meillä ei ole vertailukohtaa. Jos asiat tapahtuivat ennustetulla (paremmalla) tavalla, voimme olla tyytyväisiä ja vakiinnutamme uuden toimintatavan. Iso oppimisen mahdollisuus syntyy, jos ennuste ei pitänytkään paikkaansa. Ohjattu reflektio on tärkeä osa tehokkaasta ja tuloksia tuottavasta kokeilusta. Sen avulla ymmärrämme entistä paremmin kehittämisen kohteena olevaa toimintaa, prosessia ja siihen vaikuttavia tekijöitä.
Kokeiluja teemme neljän viikon jaksoissa (sprinteissä) ja niiden toteutumista seuraamme kehittämisen Kanban-tauluilla. Viikoittaiset kehitys- ja seurantapalaverit varmistavat, että jos ongelmia tai viiveitä syntyy, niihin puututaan heti aktiivisesti.
Seuraavassa blogissa kuvaan vakiinnuttamista: ”Miten viemme uuden toimintatavan käytäntöön osaksi arkea?”
