Koko orkki_berufe

365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 33: Miten prosessit tehdään niin tutuiksi ja helpoiksi, että ne muodostuvat käytännöiksi?

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Prosessit ovat toiminta- ja johtamisjärjestelmän perustaa, mutta monessa tapauksessa ne jäävät arjen työstä kovin kauas. Syitä voi olla monia – monimutkaisia asiantuntijoiden tekemiä blueprint-malleja ei jakseta tarkastella, terminologiaa ei ymmärretä tai sitten arjessa ei vaan ole aikaa tarkastella organisaation toimintaa muuten kuin oman työn kautta.

Tässä vinkkilistaa siihen, miten prosessit tehdään organisaatiossa niin tutuiksi ja helpoiksi, että ne muodostuvat arjen käytännöiksi.

1 Kuvaa prosessit yhteistyössä. Kun prosessin kuvaamiseen osallistuu oikea porukka – päättäjät, asiantuntijat ja toteuttajat (PAT-sääntö) – prosessin kuvaus on todennäköisemmin sellainen, joka on vietävissä sekä johtamisen että arjen tekemisen tasolle.

2 Käytä prosessien kuvauksissa termejä, jotka ovat jo vakiintuneita arkeen. Kun toteuttajien ääni näkyy ja kuuluu prosessikuvauksessa, se tuntuu tutummalta ja on helpompi omaksua. Jos joudut käyttämään uusia termejä, niin määrittele ne.  Yleensä prosessijohtaminen muodostaa organisaatioon uusia käsitteitä ja kieltä.

3 Suorita prosessin läpikävely henkilökohtaisella tasolla toteuttajien kanssa. Mitä tämä vaihe tarkoittaa juuri sinun työssäsi, mitä sinä teet tässä prosessin vaiheessa? Tämä vaihe konkretisoi kaikille kehittämisen osapuolille prosessin arjen tasolla, toteuttajan sanoin.

4 Aseta prosessin tavoitteet yhdessä koko prosessin kehitysporukan kanssa (PAT-säännön mukaisesti). Mitä prosessin toiminnalla tavoitellaan? Mitkä ovat kokonaistavoitteiden kannalta tärkeimmät osatavoitteet prosessin vaiheille? Muista kytkentä strategiaan.  Prosessit osana johtamisjärjestelmää on se moottori, jolla pääsette nykytilanteessa strategiseen tavoitetilaan

5 Konkretisoi tavoitteet prosessin eri vaiheissa tekemisen tasolle. Missä meidän pitää onnistua, jotta tavoitteeseen päästään? Mitkä keskeiset kysymykset pitää ratkaista?

6 Konkretisoi tekeminen ja tavoitteet yleiseltä tasolta lähemmäs arkea. Mitä tämä tarkoittaa minulle? Mitä tämä tarkoittaa tiimille? Mitä tämä tarkoittaa työskentelylle tällä osastolla, tällä laitteella, tässä työvaiheessa? Missä pitää tapahtua tekemisen tasolla muutoksia?

7 Konkretisoi muutos toiminnan tasolle. Mitä juuri minun pitää tehdä toisin? Mikä on roolini kokonaisonnistumisen ja suorituskyvyn kannalta?  Mitä vaikutuksia kokonaisonnistumiseen on siitä, jos päätän toimia vastoin prosessikuvausta tai jätän jotain tekemättä?

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä. 

Ota yhteyttä!