/ Osa 3: Lisää organisaatiosi ketteryyttä ja mahdollista menestys
Onko sinulla uusi liikeidea? Voit olla varma, että joku muu jo ajattelee tai jopa toteuttaa sitä. Ainoa pysyvä kilpailuetu on kyky parantaa, innovoida ja oppia nopeammin kuin muut. Tämä tarkoittaa ketteryyden lisäämistä ja kykyä reagoida, sopeutua ja käyttää hyväksi muuttuvat olosuhteet.
Menestyminen digitalisoituvassa liiketoimintaympäristössä vaatii erityistä ketteryyttä. Tunnistettuja onnistujia ovat mm. Google, Spotify, Airbnb, Uber, Zappo, Amazon ja pelialan yritykset. Perinteisten alojen edustajana aivan oma lukunsa itseohjautuvuudessa on maailman johtava tomaatinjalostaja Morning Star. Mielenkiintoinen esimerkki on myös hollantilainen kotipalveluyritys Buurzoog.
Pyydän sinua nyt kysymysten avulla arvioimaan oman organisaatiosi nykytila.
1. Toiminnan tarkoituksen ja vision vahvistaminen
Nykyisellään hyvä…….. Vaatii kehittämistä
2. Yhteistoiminnallinen kehittäminen asiakkaiden ja muiden toimijoiden kanssa
Nykyisellään hyvä…….. Vaatii kehittämistä
3. Joustavan organisoitumisen mahdollistaminen
Nykyisellään hyvä…….. Vaatii kehittämistä
4. Avoin vuorovaikutus ja päätöksenteko
Nykyisellään hyvä…….. Vaatii kehittämistä
5. Kehittäminen ja oppiminen osana normaalia arkea
Nykyisellään hyvä…….. Vaatii kehittämistä
6. Prosessien läpimenoaika/nopeus
Nykyisellään hyvä…….. Vaatii kehittämistä
7. Uudet tavat toimia johtajana ja esimiehenä
Nykyisellään hyvä…….. Vaatii kehittämistä
8. Sekä-että -ajattelun omaksuminen
Nykyisellään hyvä…….. Vaatii kehittämistä
Edellisessä blogissani kuvasin johtamisen lähestymistapoja kompleksisuuden lisääntyessä. Ketteryyden lisäämisellä tavoittelemme erilaisia hyötyjä; mm. kasvua, parempaa asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyttä, tuottavuutta, hävikin vähentämistä, käyttökatetta sekä innostumista ja innovaatioita. Kaikki merkittävät tulokset ovat seurausta yhteistyöstä. Jokainen organisaatio on erilaisessa tilanteessa ja voimme lisätä ketteryyttä monella tavalla. Tässä muutamia näkökulmia:
Vahvista toiminnan tarkoitusta ja visiota
Ketteryyden lisääminen tarkoittaa itseorganisoitumisen lisäämistä. Riskinä on hajaannus ja suunnan hämärtyminen. Johtajien tehtävänä on luoda työlle merkitystä; ilman suuntaa ja tavoitteita kaikki kelpaa. Yhteinen suunta mahdollistaa tarkoituksenmukaisen toiminnan ja nopean päätöksenteon kaikkialla organisaatiossa.
Lisää yhteistoiminnallisuutta asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa
Pitkällä tähtäimellä ainoa mahdollisuus menestyä on luoda arvoa asiakkaille. Asiakas tekee valinnat ja ostopäätöksen. On tärkeää osallistaa asiakas/käyttäjät aktiivisesti mukaan palveluidemme kehittämiseen. Välitön palaute mm. asiakaskokemuksesta, markkinoinnista, myynnistä ja toimituksista kertoo onnistumisen. Yhteiskehittäminen ei rajoitu pelkästään asiakkaaseen vaan sitä voi toteuttaa kaikkien sidosryhmien kanssa. Näin mahdollistamme innovatiiviset ratkaisut.
Innotiimissä on kehitetty yhteistoiminnallisen kehittämisen -malli (Co-Creation), jossa myös piilevät tarpeet saadaan esiin. Lisäksi olemme jo usean vuoden ajan toteuttaneet RadiCamp-projekteja asiakkaillemme. RadiCamp on ketterä innovointiprojekti, jossa synnytetään radikaaleja innovaatioita ei-kilpailevan yrityksen kesken.
Mahdollista joustava organisoituminen
Ketterän organisaation ydinyksikkö on tiimi. Itseohjautuva tiimi sopii omat tavoitteensa organisaation tavoitteisiin pohjaten, lisää tarvittaessa osaamista sekä jakaa työt. Ihmisiä ei nimitetä, vaan he hakeutuvat tehtäviin, joista ovat innostuneita ja motivoituneita. Tällainen toiminta vaatii yhteisiä arvoja, luottamusta ja pelisäännöt, joista pidetään kiinni. Johtajien rooli on tukea, koutsata ja osoittaa resurssit.
Innotiimissä on valmennettu 10 000 tiimien jäsentä. Me koemme, että yksi ratkaiseva tiimien onnistumistekijä on vastuullisen vaikuttamisen taidot esim. miten olemme rakentavasti eri mieltä ja miten teemme päätöksiä.
Anna tilaa avoimelle vuorovaikutukselle ja päätöksenteolle
Ketterä organisaatio on jatkuvassa liikkeessä kuin lintuparvi syysmuuton äärellä. Voidaksemme toimia yhteisen päämäärän hyväksi tarvitsemme avointa ja rehellistä vuorovaikutusta ja jatkuvaa viestintää. Toimintamme tulee olla läpinäkyvää ja tarvittava tieto tulee olla kaikkien saatavilla. Tavoitteena on hajauttaa päätöksentekoa tarvittaessa. Mahdollisuus päättää tuo mukanaan myös vastuun. Ketterän organisaation motto on ”Älä pyydä lupaa, pyydä anteeksiantoa”.
Innotiimissä olemme kehittäneet myönteisen palautteen mallin, jolla voimme vahvistaa uusia toimintatapoja. Myönteinen palaute vahvistaa itsetuntoa ja lisää motivaatiota toimia yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Ota kehittäminen ja oppiminen osaksi arkea
Parempia tuloksia ei saa toistamalla aikaisempaa. Kehittäminen, innovointi ja oppiminen tarkoittavat, että teemme jotain eri tavalla. Kompleksisessa toimintaympäristössä emme voi tietää etukäteen, mikä toimii. Siihen tarvitaan toiminnan mallintamista prosessiksi. Vain kokeilemalla selviää, johtaako muutos parempaan tulokseen.
Innotiimissä olemme kehitettäneet ketterän kehittämisen menetelmän, jossa tärkeitä piirteitä ovat nykytilan ja tavoitetilan kuvaaminen, ennusteen teko ja reflektio sekä nopea rytmi. Tavoitteena on merkittäviä muutoksia toimintaan 100 päivässä.
Kiire, stressitilanne ja ylikuormitus estävät organisaation oppimisen. Pelkäävä ihminen ei opi. Johtajat hyväksyvät nykytilan, eivätkä haasta sitä. Innotiimin Lean-konseptissa keskeistä on oppimisen ja kokeilun mahdollistavan toimintaympäristön luominen.
Lyhennä prosessien läpimenoaikaa, nopeuta rytmiä
Nopeus on tärkeää myös rutiininomaisessa toiminnassa. Prosessien läpimenoajan lyhentäminen johtaa usein tyytyväisempiin asiakkaisiin ja alhaisempiin kustannuksiin. Ketterä kehittäminen vaatii onnistuakseen arkkitehtuurin, joka luo asiakkaalle arvoa. Tällaisen arkkitehtuurin voimme luoda mallintamalla organisaation keskeiset prosessit kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, markkinointi, myynti, valmistus, toimitukset ja asiakaspalvelu. Kunkin liiketoiminnan ansaintalogiikka toimii perustana. Kuvaa toiminta prosessiksi, vakioi kriittiset vaiheet, paranna virtausta ja vähennä hävikkiä.
Innotiimissä olemme kehittäneet prosessiajatteluun perustuvan lähestymistavan, jolla organisaatio luo asiakkaalle arvoa ja parantaa jatkuvasti omaa toimintaansa. Lisäksi Lean tarjoaa selkeän kehittämisen vaiheistuksen. Jos yrität kaikkea kerralla, et onnistu. Tärkeitä lähtökohtia ovat kriittisen työn vakiointi, aktiivinen osallistuminen, prosessin tahdin määrittely ja pullonkaulojen tunnistaminen.
Hae uusi tapa toimia johtajana ja esimiehenä
Kun kriittiset päätökset, organisointi, tavoitteista sopiminen ja arvoa luova toiminta toteutuvat itseohjautuvasti, on johtajien ja esimiesten löydettävä itselleen uusi rooli. Ketterään kokeiluun perustuvan kulttuurin luomisessa johtajat ja esimiehet menettävät hetkeksi hallinnan tunteen ja joutuvat oppimaan uusia tapoja suhteessa alaisiinsa. Omaa johtamistaan Johtamista voivat kehittää vain johtajat itse. Tässä yhteydessä puhutaan valmentavasta, ketterästä ja jaetusta johtajuudesta. Pitkällä tähtäimellä kriittisintä organisaation menestymisen kannalta on osaaminen ja kyvykkyys. Kaikki asiakassuhteet, tuotteet ja palvelut, prosessit, käytännöt sekä tietojärjestelmät ovat ilmentymiä osaamisesta ja organisaation kyvykkyydestä. Johtajien tehtävä on luoda niille onnistumisen edellytykset.
Innotiimissä on luotu lähestymistapa, jota kutsutaan prosessoivaksi johtamiseksi. Perinteisesti johtajat ja esimiehet pyrkivät ratkomaan alaisten esittämiä ongelmia vastauksilla. Prosessoivassa johtamisessa johtajat, esimiehet ja johtajuusroolissa omaksuvat työkalut ja taidot ohjata ongelmanratkaisua kysymyksillä ja vuorovaikutuksella.
Omaksu sekä-että -ajattelu
Hyödyllinen tapa ajatella ei ole joko-tai vaan sekä-että. Mikään yksittäinen lähestymistapa ei tee organisaatiota autuaaksi. Toimintatavan tulee sopia tilanteeseen ja asiayhteyteen. Ennakoitavassa tilanteessa suunnittelu kannattaa. Epävarmaa ja kompleksista tilannetta kannattaa lähestyä joustavasti ja valmiina reagoimaan uuden tiedon varassa. Uusiin mahdollisuuksiin ei kannata rynnätä suin päin, vaan ottaa riskit huomioon päätöksenteossa. Kannattaa vakioida vain kriittiset toiminnot. Ei-kriittisen toiminnan vakiointi johtaa byrokratiaan ja kustannusten nousuun. Ne organisaatiot, joilla on enemmän vaihtoehtoja toimia ketterästi, ovat paremmassa asemassa, kun kilpailu eloonjäämisestä kiristyy.
Mistä voi aloittaa?
Yllätyn, jos vastasit alun arvioinnin johonkin kohtaan ”Nykyisellään hyvä”. Useimmissa organisaatioissa tunnistetaan kehittämisen tarpeita. Vaikeutena saattaa olla, että ei löydetä sopivaa keinoa. Perinteisen organisaation on ehkä helpointa aloittaa ottamalla käyttöön Ketterän kehittämisen -menetelmä, jonka avulla voimme saavuttaa 100 päivässä merkittäviä muutoksia toimintatapaan. Toisen helpohkon aloituksen voi tehdä prosessoivalla johtamisella, jonka avulla vuorovaikutus organisaatiossasi paranee. Kolmas vaihtoehto olisi panostaa innovaatioihin ja tällä tavalla uudistaa radikaalisti palveluita ja toimintaa.
Toyotan tuotantosysteemin kehittäminen on kestänyt pysähtymättä vuosikymmeniä. Leanin käytäntöjä voimme opiskella ja hyödyntää omassa toiminnassamme, mutta Toyotan kulttuuria emme voi kopioida. Meidän on kehitettävä itse sopiva ketterä toimintamalli. Tässä onnistuminen vaatii sekä muutosjohtamista että uuden ajattelutavan ja asenteen omaksumista.
Kai Laamanen
Tämä on viimeinen osa Ketteryys kilpailuetuna -blogisarjaa.
Lue osa 1: Digitalisoituva toimintaympäristö haastaa liiketoimintasi
Lue osa 2: Kolme lähestymistapaa muutokseen
